個人情報保護

個人情報保護方針（プライバシー・ポリシー）

制定日　2006年 3月 1日
改訂日　2023年 4月1日
エクシオ・コアイノベーション㈱
代表取締役社長　　町田　敏之

情報システムの企画・開発・運用・保守を事業とする当社は、個人情報保護法に定める各事項、個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し行動します。 さらに、個人情報保護は企業の社会的責任であるとの認識から、事業活動のあらゆる面において誠実に行動し、信頼に応えてまいります。
また、従業員等及び個人事業主等からお預かりした特定個人情報は、関連法令等に基づき厳格に管理します。

（方針）

1. 個人情報の取り扱い
   （１）適法かつ公正な手段によって個人情報を取得し、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務遂行上必要な限りにおいてこれを利用いたします。また、個人情報の目的外利用が行われないような管理体制を構築します。なお、情報処理を委託された場合は、委託元が示した範囲内で個人情報を取り 扱います。
   （２）個人情報を第三者との間で共同利用し、または個人情報の取り扱いを第三者に委託する場合には、秘密を保持するために適切な措置および監督を行います。
   （３）法令に定める場合を除き、事前に本人または委託元の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供いたしません。
   （４）特に、特定個人情報の保管・削除・廃棄については万全を期します。
2. 安全対策の実施
   個人情報の正確性の保持に努めるとともに、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩および不正アクセス等に対して防止対策並びに是正対策を講じ、安全性の確保に努めてまいります。お客様が示される遵守事項がある場合には、教育を徹底することにより安全性の確保に努めてまいります。
3. 本人の権利尊重
   個人情報に関し、本人または委託元からの自己情報の開示、訂正もしくは削除または利用停止を求められたときは、個人情報に関する本人の権利を尊重し、誠意をもって対応いたします。また、お客様からの苦情及び相談にも誠実に応え てまいります。
4. 徹底と継続的改善
   役員および社員、外部委託担当者等全員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報保護のための個人情報保護マネジメントシステムの維持および継続的な改善を実施してまいります。

個人情報保護に関するお問い合わせ先：経営管理部
TEL　０２７０－２１－９６４１

個人情報保護法に関する公示事項

エクシオ・コアイノベーション㈱
個人情報保護管理者
兼　特定個人情報取扱責任者
（経営管理部長）

「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、以下の事項を公表いたします。
「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、および「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合も含む。） 」に置くことを義務付けられている事項を含みます。

1. 個人情報の利用目的

（1）当社が取得する個人情報の利用目的は、次の通りとします。
なお、ご本人に個別に個人情報の利用目的を公表または通知する時は、それによります。
①お客様に関する個人情報
・お客様への諸連絡・資料送達
・各種アンケート調査依頼
・新商品の案内
・アフターサービスの実施とその付帯サービスの提供
・当社に対する問い合わせ等への対応
②取引先の皆様に関する個人情報
・取引先への商品発送および諸連絡・資料送達
・取引先の審査
・商品代金の請求および営業活動全般
・仕入先の選定および審査
・仕入先への発注および諸連絡・資料送達
・仕入れ代金の支払
③当社が開発および運用を受託する情報システムまたはサーバ等に保存されている個人情報 （但し、③は当社が顧客の個人情報を預かり、以下の受託業務を遂行する場合に限定します。）
・情報システムの設計・開発・テスト・運用・保守の業務
・ハウジング・ホスティング等のサーバ運用業務
④当社の採用試験に応募された皆様及び当社従業員に関する個人情報
・採用選考・説明会等に関する諸連絡および情報提供
・採用選考の実施
・採用活動を改善するための各種アンケート調査
・採用内定者への諸連絡および入社手続き
・入社後の人事・総務・福利厚生業務
・その他雇用管理全般
⑤派遣労働者の皆様に関する個人情報
・派遣労働者等の特定
・派遣労働者の労務管理
⑥外部団体の皆様に関する個人情報
・外部団体活動の推進および諸連絡・資料送達
⑦協力業者の皆様に関する個人情報
・業務委託および諸連絡・資料送達
・委託代金等の支払い
⑧当社の個人情報保護活動および情報セキュリティの運用上で取得する個人情報
・外来者にご記入いただく入退室記録
・個人情報をご本人より直接書面にて取得する場合にご記入いただく個人情報取得同意書
・5章に規定する個人情報の開示・訂正等・利用停止等請求申請書およびご本人確認書類
・サーバ室、執務室等における監視カメラの録画情報

（2）上記以外で新たに個人情報を取得する場合、または既に取得済みの個人情報について、新たに利用目的が発生した時は、ご本人に書面による同意をいただくか、または当公示事項に利用目的を追記し、公表いたします。

（3）前項の規定に関わらず、次の例外事項に該当する場合は、ご本人の書面による同意の取得、または利用目的の公示を行いません。
－　利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
－　利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事業者の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
－　国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
－　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
－　法令に基づく場合
－　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
－　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
－　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2. 特定個人情報の利用目的

（1）従業員等の利用目的：
①税金（給与の源泉徴収など）事務のため
②社会保険（健康保険・厚生年金保険届出など）事務のため
③退職所得に関する申請事務のため
④災害時の連絡事務のため
（2）従業員等の扶養親族の利用目的：
①扶養控除等申告書を提出するため
②国民年金第３号被保険者届を提出するため
（3）個人事業主等の利用目的
①支払調書作成事務のため

3. 個人情報等の「第三者提供」について

当社は、取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく、第三者に提供することはありません。なお、特定個人情報の第三者への提供については、番号法を順守いたします。
但し、以下の例外事項に該当する場合は、あらかじめご本人の同意を得ない場合があります。
a)個人情報を本人から直接書面によって取得する場合または本人にアクセスする場合の手順に基づいて、既に少なくとも次の事項の内容を本人に明示または通知し、本人の同意を得ているとき
・当社の名称
・個人情報保護管理者の氏名または役職、所属部門、連絡先（代理人でも可能）
・利用目的
・個人情報を第三者に提供することが予定されている場合には、
－提供する目的
－提供する個人情報の項目
－提供の手段（または方法）
－当該情報の提供の受領者または受領者の組織の種類、及び属性
－個人情報の取扱いに関する契約の有無
b)大量の個人情報を広く一般に提供するため、本人の同意を得ることが困難な場合であって、次に示す事項またはそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ本人に通知し、またはそれに代わる同等の措置を講じているとき
－第三者への提供を利用目的とすること
－第三者に提供される個人情報の項目
－第三者への提供の手段または方法
－本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止すること
－取得方法
c)法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報であって、かつ、法令に基づきまたは本人もしくは当該法人その他の団体自らによって公開または公表された情報を提供する場合であって、上記b)で示す事項またはそれと同等以上の内容の事項をあらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき
d)特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託するとき
e)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱うとき
f)個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、次に示す事項またはそれと同等以上の内容の事項をあらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき
－共同して利用すること
－共同して利用される個人情報の項目
－共同して利用する者の範囲
－共同して利用する者の利用目的
－共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
－取得方法
g)以下のいずれかに該当する場合
－法令に基づく場合
－人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
－公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
－国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4. 安全管理措置

当社は、個人情報を正確かつ最新の状態で保管・管理し、漏えい等を防止するために、以下の必要かつ適切な安全管理措置を実施いたします。
また、個人情報を取り扱う従業者や委託先（再委託先等も含みます）について、必要かつ適切な監督を行ってまいります。

（１） 組織的安全管理措置
・安全管理措置を講ずるための活動体制を整備し、個人情報保護管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱の各社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
（２）人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
・個人データを業務委託先に提供する場合には、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
（３）物理的安全管理措置
・個人データを取り扱う区域において、入退室管理を行い持ち込む機器やデータ記録媒体等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
・個人データを記録したパソコンを廃棄する際は、ハードディスク内の情報を確実に消去し、ハードディスクを破棄するなど、データの復元を困難にする措置を行います。
（４）技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

5. 開示・訂正等・利用停止等に関する事項

当社は、ご本人またはその代理人から当該ご本人が識別される個人情報の開示・訂正等・利用停止等を求められた（以下、開示等の請求と言う）場合に、次の通り対応いたします。
なお、「開示等の請求」のために取得した個人情報は、当該「開示等の請求」の対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出頂いた書類は「開示等の請求」に対する回答が終了したあと１年間保存し、その後廃棄させていただきます。

（１）開示について
①開示の対象となる「個人情報」は以下のとおりです。
1.氏名、2.住所、3.電話番号、4.Fax番号、5.メールアドレス、6.その他（個人情報の利用目的等、その他については申請書に具体的に記入してください）
②開示方法
申請書を受領した日より２週間以内に申請書記載のご住所宛てに、書面にて回答いたします。
なお、次の何れかに該当する場合は、当該個人情報の全部または一部を開示しないことがあります。
開示しないと決定した場合は、その旨と理由を書面で通知いたします。
１．申請書に記載のご住所、ご本人確認書類に記載のご住所と、当社に登録されているご住所が一致しないなど、申請者がご本人である事を確認できない場合
２．代理人により申請された場合で代理人の方の代理権が確認できない場合
３．所定の申請書類に不備があった場合
４．開示の対象が「個人情報」に該当しない場合
５．ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれがある場合
６．当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
７．法令に違反することとなる場合
③個人情報の利用目的については、以下の例外事項に該当する場合は開示しません。開示しないと決定した場合は、その旨と理由を書面で通知いたします。
１．開示対象となる個人情報の利用目的がホームページ等でご本人の知りうる状態にある場合
２．次の例外事項に該当する場合
－利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
－利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事業者の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
－国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
－取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

（２）訂正等について
個人情報の訂正、追加又は削除（以下、「訂正等」という）を求められた場合には、その「訂正等」に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、必要な調査を行い、その結果に基づき「訂正等」を行います。
なお、「訂正等」を求められた個人情報の内容の全部若しくは一部について、「訂正等」を行ったとき、または「訂正等」を行わない旨の決定をしたときは、申請者に対して、その旨と理由を書面で通知いたします。
上記の通知は、申請書を受領した日より２週間以内に行います。
対応が２週間以内に完了しない場合は、その旨ご連絡いたします。

（３）利用・提供停止等について
個人情報の利用または第三者への提供の停止、または消去（以下、「利用停止等」という）を求められた場合には、その求めに理由があることが判明したときに、是正するために必要な限度で、当該個人情報の「利用停止等」を行います。
但し、当該個人情報が次の例外事項に該当に該当する場合は「利用停止等」を行いません。
－利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
－利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事業者の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
－国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
－取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
なお、「利用停止等」を求められた個人情報の内容の全部若しくは一部について、
「利用停止等」を行ったとき、または「利用停止等」を行わない旨の決定をしたときは、申請者に対して、その旨と理由を書面で通知いたします。
上記の通知は、申請書を受領した日より２週間以内に行います。
対応が２週間以内に完了しない場合は、その旨ご連絡いたします。

（４）「開示等の求め」の手続き
①「開示等の求め」を行う場合は、以下の書類等をご郵送ください。
【提出書類等】
（Ａ）「開示対象個人情報」開示・訂正・利用停止等請求申請書
（Ｂ）ご本人確認のための書類（運転免許証、またはパスポートのコピー　1点）
※ 申請書（A）は、下の様式をダウンロードしてご使用ください。
「開示対象個人情報」開示・訂正・利用停止等請求申請書
パスポート、または運転免許証に記載された本籍地の情報は、お手数ですが、塗りつぶした上で当社にご提示ください。

②申請者がご本人の代理人である場合は、（Ａ）、（Ｂ）の書類等に加え、（Ｃ） または（Ｄ）の何れかの書類をご同封下さい。
（Ｃ） <申請者が未成年者または成年被後見人の法定代理人の場合>
・法定代理権があることを確認するための書類　1通
（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可）
・未成年者または成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類　1通
（法定代理人の運転免許証、パスポートのコピー）
※戸籍謄本、パスポート、または運転免許証に記載された本籍地の情報は、お手数ですが、塗りつぶした上で当社にご提示ください。
（Ｄ） <申請者が委任による代理人の場合>
・本人の印鑑証明書　1通

③「利用目的の通知及び開示の求め」の手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、300円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。
＊手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、 開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。

④注意事項
提出書類に不備がある場合はその旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内に提出がない場合は申請書類一式を返送させていただき、「開示等の請求」がなかったものとして対応させていただきます。

6. 苦情に関する事項（法第31条）

（１）当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ・苦情等につきましては、下記までお申し出下さい。
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせや苦情に対し、適切かつ迅速に対応いたします。
ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承賜りますよう、お願い申し上げます。

（２）当社のプライバシーマーク制度の認定付与期間、および当社の個人情報の取り扱いに関する苦情解決の申し出先は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（ＪＩＰＤＥＣ）です。
＜苦情の解決の申し出先＞
　認定個人情報保護団体の名称　：　一般社団法人日本情報経済社会推進協会
　苦情の解決の申出先　　　　　：　個人情報保護苦情相談室
　住所　　　　　　　　　　　　：　〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
　電話番号（＊）　　　　　　　：　０３－５８６０－７５６５
　　　　　　　　　　　　　　　　　０１２０－７００－７７９
　※　当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

7. その他の公示事項

（１）個人情報取扱事業者の名称および住所ならびに代表者の氏名
　　　　　エクシオ・コアイノベーション株式会社
　　　　　〒372－0801　群馬県伊勢崎市宮子町３４５０－８
　　　　　代表取締役社長　　町田　敏之
（２）匿名加工情報の作成・提供
当社は、匿名加工情報を作成・提供しておりません。
（３）外国における個人情報の取扱の委託・提供
当社は、個人データの海外への委託・提供は行っておりません。

当社は、その他の公示事項についてお知らせする必要が生じた場合には、「その他の公示事項」の箇所に随時追記して、公表します。